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Office 365-Integration in Microsoft Dynamics NAV 2017

von Mario Kleiner Dienstag, 10. Januar 2017

 

Wir präsentieren Ihnen heute in unserem ersten Blog Post einige sehr interessante Neuerungen und Erweiterungen in der Version 2017 von Microsoft Dynamics NAV. Den Fokus legen wir dabei auf die, unserer Meinung nach sehr wichtigen Bereiche Office 365-Integration, PowerBI und die optische Zeichenerkennung (OCR), letztere folgt in einem weiteren Beitrag. Damit soll ein grober Überblick zum besseren Verständnis dieser Funktionalitäten gegeben werden, der Ihnen mit Sicherheit weiterhilft und einige neue Einblicke gewährt.

Wir können eine Menge Zeit in Outlook verbringen, vor allem wenn es sich um die Interaktion mit unseren Geschäftskontakten, wie Kunden und Lieferanten handelt. Für diese Interaktionen benötigen wir häufig Informationen über die Geschäftskontakte, die in Microsoft Dynamics NAV gespeichert sind. Um diesen Ablauf zu optimieren, wurden Outlook und NAV zusammengeführt, indem Microsoft Dynamics NAV 2017 direkt in Outlook eingebettet wurde.

 

Outlook integration

In einer E-Mail-Nachricht in Outlook bietet das Microsoft Dynamics NAV 2017-Add-In einen direkten Zugriff auf Finanzdetails des in der E-Mail verknüpften Geschäftskontakts. Weiterhin gehören hierzu ein Dashboard mit Übersichtsinformationen des Kontakts, die Möglichkeit detaillierte Informationen zu den Dokumenten anzeigen zu lassen, die im Dashboard zusammengefasst sind, sowie die Möglichkeit Dokumente aus dem Add-In zu erstellen und zu versenden.

Beispielsweise sendet uns ein Kunde eine E-Mail, in der dieser uns um ein Angebot bittet. Wir können dabei die Informationen des Kunden direkt überprüfen, das Angebot erstellen und es mit einer auf diesen Kunden zugeschnittenen Vorlage senden. Wir können dies tun, ohne jemals Outlook verlassen zu müssen und das Add-In aktualisiert auch das ERP-System mit dem neu angelegten Angebot, das damit auch in Microsoft Dynamics NAV 2017 erstellt wird.

 

Microsoft Outlook  in NAV 2017

 

Dokumentverbindungen

Das Microsoft Dynamics NAV 2017-Outlook-Add-In bietet außerdem die Möglichkeit, Dokumente die im Text einer E-Mail-Nachricht referenziert werden, schnell zu durchsuchen. Das Add-In erkennt den Text in einer E-Mail-Nachricht, der wie im Beispiel eine Dokumentnummer aus NAV 2017 enthält und hebt diesen Text als eine Art Hyperlink hervor. Wenn der Benutzer auf diesen Hyperlink klickt, wird das referenzierte Dokument in Outlook geöffnet, sodass mit dem Dokument wie in der eigentlichen Microsoft Dynamics NAV 2017-Anwendung gearbeitet werden kann.

 

Microsoft Dynamics NAV Dokumentverbindungen

Outlook Kalender

Das Microsoft Dynamics NAV 2017-Outlook-Add-In stellt auch intelligente Informationen und Funktionalitäten im Outlook-Kalender bereit. Das Add-In-Fenster kann aus einem Kalendertermin heraus geöffnet werden, um Informationen zum Kunden aus einer Besprechung anzuzeigen, sowie Rechnungen und andere Dokumente für den Kunden zu erstellen und an diesen zu senden.

Dies ist praktisch für Unternehmen mit einem Service-Bereich, die den Outlook-Kalender für Dienstleistungen an die Kunden verwenden. Wenn eine Dienstleistung beispielsweise abgeschlossen ist, kann eine Rechnung bezogen auf die zugeordnete Dienstleistung aus dem Kalendertermin heraus erstellt und gesendet werden.

 

Microsoft Dynamics NAV Outlook Kalender


Excel integration

Es ist ebenfalls möglich, eine Datenverbindung aus Microsoft Excel heraus, direkt zu den Datensätzen in NAV 2017 zu erstellen und zusätzlich diese Daten dann anzuzeigen, zu bearbeiten sowie zu aktualisieren. Beispielsweise kann der Kontenplan aus Microsoft Dynamics NAV 2017 als Excel-Datei exportiert werden und im nächsten Schritt Änderungen an diesen Daten vorgenommen werden. Sobald diese Änderungen durchgeführt wurden, können die Daten für NAV 2017 einfach per Mausklick in Excel aktualisiert werden.

 Microsoft Dynamics NAV Excel Integration